Bisnis.com, JAKARTA—Anda senang berada di rumah yang kondisinya seperti ‘kapal pecah’ atau tidak terurus?
Lebih baik berada di sebuah rumah yang sederhana tapi bersih, bukan? Ya, sederhana tapi bersih! Itulah kuncinya. Sederhana tidak selalu berkonotasi ‘kecil’. Bisa juga besar.
Bisakah organisasi atau manajemen bercorak ‘sederhana’ saja? Inilah tantangan klasik yang tak pernah usang.
Organisasi manajemen yang besar umumnya membawa kerumitan tersendiri. Celakanya, kondisi tersebut seolah dibiarkan ‘kusut’, sehingga akhirnya justru membelenggu dirinya sendiri.
Siapa yang tidak pusing menghadapi kerumitan. Kerumitan ini pula yang bisa mengancam kelangsungan hidup organisasi atau manajemen.
Banyak kasus menunjukkan bahwa perusahaan besar berskala global sekalipun dibuat tidak berdaya dengan simpul manajamen yang rumit.
Korporasi yang semula bergerak dinamis dan selalu siap menghadapi perubahan tatanan bisnis maupun lingkungan di sekitarnya, lambat laun seperti kehilangan orientasi.
Kondisi ini disebut oleh Ron Ashkenas, managing partner Robert H. Schaffer & Associates—konsultan yang berkantor pusat di Stamford, Connecticut, AS—tak ubahnya ‘rumah yang tidak terurus’.
Rapor perusahaan yang sudah terjangkiti virus rumit semacam ini mengenaskan lantaran kinerjanya makin terpuruk. Pendek kata, semua indikator manajemennya bekerja dibawah normal.
Akuntabilitas tidak jelas. Keputusan direksi tidak dapat dijalankan. Data dan informasi berharga menguap begitu saja. Ujung-ujungnya, karyawan bekerja tanpa motivasi. Mereka seperti ‘anak ayam kehilangan induk’. Tidak tahu apa yang harus dikerjakan.
Langkah Penyelamatan
Eksekutif yang masih ‘waras’ tentu tidak ingin kondisi seperti ini berlarut. Sebelum semuanya terlambat, perlu segera diambil langkah-langkah penyelamatan drastis.
Jurus Ashkenas dalam tulisannya berjudul Simplicity-minded management (2007) bisa dicoba, karena bertujuan menggempur habis akar persoalan.
Tidak ada pihak yang paling berwenang melakukan ‘revolusi manajemen’ seperti ini selain pemimpin puncak.
Simak apa yang dilakukan Gary Rodkin, bos ConAgra Foods, perusahaan makanan dalam kemasan di Amerika Utara. Ketika dirinya baru diangkat sebagai chief executive officer Oktober 2005, ConAgra seperti pesawat oleng.
Padahal di era 1970-an perusahaan ini cukup disegani karena berhasil mengambilalih merek-merek terkenal seperti Reddiwip, Egg, Beaters, Chef Boyardee, dan Hebrew National.
Saat itu petinggi ConAgra mengambil keputusan cukup strategis dan berani, yaitu membiarkan manajemen pemilik merek yang diakuisisi itu beroperasi secara otonom.
Tantangan langsung menghadang Rodkin. Begitu dia masuk sebagai komandan, strategi lama manajamen sudah tidak cocok lagi dengan tantangan bisnis yang ada. Jurus baru harus diambil.
Berbagai inisiatif dia perkenalkan untuk memerangi kompleksitas agar pelanggan dan karyawan bisa bekerja lebih nyaman. Usaha keras Rodkin tidak sia-sia. Perlahan, ConAgra bisa menyisihkan dana untuk tabungan.
Intinya, eksekutif puncak jangan ragu membabat kompleksitas. Caranya, jangan membuat rumit persoalan. Sederhanakan!
Dalam kaitan itu, Anda perlu memperhatikan lima hal. Pertama, jadikan simplifikasi sebagai tujuan dan bukan sebagai nilai (virtue). Tempatkan ia sebagai tema strategi organisasi.
Tetapkan pula target spesifik untuk mengurangi kompleksitas. Untuk itu, tidak ada salahnya manajemen memberikan insentif bagi karyawan yang berorientasi pada ‘kesederhanaan’.
Konsolidasi
Kedua, sederhanakan struktur organisasi. Pangkas birokrasi. Sebaliknya, perkuat rentang pengawasan sembari melakukan konsolidasi atas fungsi-fungsi serupa.
Ketiga, sederhanakan produk dan jasa-jasa. Terapkan strategi portofolio produk. Selain itu perlu dikaji pembatasan, penghentian atau penjualan produk bernilai rendah.
Keempat, disiplin dalam menjalankan bisnis dan pengelolaan perusahaan. Untuk itu perlu dirancang struktur pengambilan keputusan (melalui dewan atau komite), perampingan proses operasi (perencanaan dan pengajuan anggaran) serta penglibatan karyawan hingga tingkat ‘akar rumput’.
Kelima, sederhanakan pola-pola yang bersifat pribadi. Aspek ini mencakup pembukaan keran komunikasi yang macet, pengaturan waktu rapat, dan memfasilitasi bentuk-bentuk kerja sama antar organisasi.
Jadi, sederhanakan sekarang juga!
