Suatu ketika, seorang pimpinan perusahaan jasa video shooting dan percetakan melakukan sidak (inspeksi mendadak). Tugas karyawannya banyak berurusan dengan soal mendesain atau editing. Nah, waktu melakukan sidak itu, si pemimpin meminta semua karyawannya langsung meninggalkan komputer yang tengah dikerjakan saat itu juga. Beberapa karyawan tampak gugup dan ingin segera mematikan komputernya, tapi dicegah. Ternyata apa yang terjadi? Sekitar 75% karyawan sedang bermain games. Hanya sedikit yang betul-betul bekerja!
Begitu juga pernah terjadi, seorang pimpinan sales sedang membawa kendaraannya, tiba-tiba memergoki beberapa karyawan sales-nya sedang nongkrong di warung kopi, ngobrol-ngobrol santai, ngopi, dan ngerokok. Begitulah contoh kebiasaan yang kadang ditemui di sekitar kita. Tak heran, banyak pimpinan yang kebakaran jenggot dan merasa timnya sangat tidak produktif.
Sebenarnya kebiasaan kurang produktif itu bukan saja merugikan perusahaan, tapi juga diri yang bersangkutan. Banyak karyawan yang karirnya begitu saja, merasa kekuangan waktu, keluarga jadi kurang harmonis karena tidak punya waktu, gara-gara tidak bisa membagi waktunya. Namun, kalau dilihat lebih jauh, persoalannya bukanlah tidak punya waktu, melainkan tidak bisa mengelola waktu, khususnya dengan melakukan hal-hal yang produktif.
10 Kebiasaan Kontraproduktif
Ayo, mari kita teliti satu demi satu, apa sajakah hal-hal yang seringkali menghambat produktivitas, khususnya bagi kita di kota-kota besar di Indonesia.
Pertama, datang tanpa rencana ke kantor. Pepatah mengatakan, “If you don’t have your schedule, other people will put their schedule into yours”. Jika kamu tidak punya jadwal, orang lainlah yang akan memasukkan jadwalnya padamu. Saya seringkali melihat orang yang datang ke kantor dan bengong mau ngapain, tiba-tiba temannya yang punya kerjaan mendatanginya dan mengajaknya meeting, meminta bantuan, dan lain-lain. Karena tidak punya rencana yang jelas, dia pun jadi mengerjakan pekerjaan orang lain (hei, bukan berarti kita enggak boleh bantu temen lho ya). Tetapi gara-gara itu, kerjaannya yang penting justru tidak terselesaikan. Ingatlah, tanpa rencana ke kantor itu sama artinya membiarkan fokus terganggu oleh apapun yang akan terjadi di sekitar. Misal ada obrolan, kita pun jadi ikut nimbrung. Atau, malah duduk membaca koran. Untuk yang satu ini, saran saya sebenarnya sederhana. Setiap kali sebelum pulang, tempelkan post it notes yang berisi hal-hal yang hendak dikerjakan keesokan harinya di kantor.
Kedua, tidak rapi. Akibatnya, waktu untuk kerja habis hanya untuk mencari berbagai hal penunjang kerja (barang, file, dokumen, dan lain-lain). Ini biasanya akibat pribadi yang tidak rapi (clumsy). Pasti pernah mengalaminya bukan?
Ketiga, rutinitas pribadi yang justru memakan waktu banyak, tanpa disadari. Misalnya merokok, ngeteh atau minum kopi, merapikan diri, dan bersih-bersih, yang ternyata jadi berkepanjangan. Sebagai contoh, ada yang punya kebiasaan merokok sampai 30 menit lebih ataupun berdandan hingga hampir 30 menit. Waktunya diboroskan tanpa banyak kesempatan melakukan hal yang penting. Hati-hatilah dengan kebiasaan ataupun ritual pribadimu (yang lamaaaaa banget!). Lain kali, kalaupun mau melakukan ritual pribadi, tentukan dan batasilah waktumu. Itu akan membuat waktumu lebih efektif.
Keempat, godaan menjelajah internet tanpa sasaran yang jelas. Berhati-hatilah agar diri kita tidak menjadi cyber zombie. Pernah kan melihat tampang orang yang kelamaan menjelajah di internet? Wajahnya kayak zombie, menatap layar dengan wajah datar serta dengan tatapan kosong? Itulah cyber zombie. Andapun dapat menjadi cyber zombie dan waktu Anda pun menjadi sangat tidak produktif lantaran menjelajah internet, dari satu situs ke situs lain, jika dilakukan tanpa arah yang jelas. Untuk itu, fokuslah. Tatkala mau menjelajah internet, katakan “Hanya fokus untuk mencari data ini!”. Kalaupun Anda menemukan website yang memang bagus, catat saja. Jangan tergoda memenuhi keingintahuan saat itu juga. Luangkan di lain kesempatan untuk membuka. Percayalah, menjelajah internet tanpa arah yang jelas adalah salah satu cara membuang-buang waktu, kecuali kalau kamu memang kurang kerjaan, kebosanan, atau tidak tahu sama sekali apa yang harus dilakukan. Namun, sungguh kurang bijak menjelajah internet tanpa arah, sementara banyak pekerjaan kantor yang masih menunggu untuk diselesaikan!
Kelima, ngobrol yang kebablasan. Memang, kita di Indonesia terkenal suka ngobrol. Sebenarnya sih ini kebiasaan bersosialisasi yang baik. khususnya bila dibandingkan dengan masyarakat yang sering tidak mau peduli sama sekali. Hanya sayangnya, waktu ngobrol ini sering kurang tepat. Kadangkala, jam kerja di kantor dipakai untuk curhat ataupun ngegosip yang tidak terbatasi waktunya. Akibatnya waktu jadi terbuang percuma.
Keenam, jika Anda termasuk terobsesi cek email dan gadget yang terlalu sering, hati-hatilah! Lain ceritanya kalau pekerjaan Anda terkait dengan sales yang mengandalkan panggilan orang ataupun memang perlu mengecek email atau pesan terus-menerus. Masalahnya, kadang banyak di antara panggilan ataupun message yang Anda terima justru bukanlah yang penting, yang harus segera direspon. Kalau sudah demikian, berarti bisa menunggu. Jangan terhinggapi penyakit gadget obsession yang bisa jadi mengecek BBM, WA atau SMS setiap 2 menit sekali! Kalau sudah terdistraksi (terganggu), biasanya untuk fokus lagi akan jadi susah. Bijaksanalah mengecek message ataupun gadget Anda.
Ketujuh, kebiasaaan update status media sosial yang terlalu rutin. Ini bisa jadi semacam obsesi juga. Kadang, ada orang yang merasa dirinya begitu penting, seperti seorang ‘self celebrity’ yang perlu update status sehingga orang lain perlu tahu apa yang dia kerjakan terus-menerus. Oleh karena itu, untuk yang satu inipun Anda harus menjadwalkan waktu. Kalaupun merasa perlu update sosmed, belajarlah untuk kasih waktu yang rutin. Lagipula kalau kepingin, Anda bisa menggunakan model schedule (yang terjadwal dan bisa diprogramkan) untuk mengunggah.
Kedelapan adalah aktivitas remeh temeh yang ternyata menghabiskan waktu seperti menunggu orang, bikin teh-kopi, menunggu barang atau dokumen, dan lain-lain. Saya pernah melakukan suatu dokumentasi untuk melihat berapa banyak waktu remeh temeh yang saya habiskan. Ternyata, jika menit demi menit yang kecil untuk hal remeh temeh itu dijumlahkan, hasilnya lumayan banyak. Berhati-hatilah dengan hal-hal remeh temah yang terkadang bisa menghabiskan banyak dari waktumu.
Kesembilan, tidak bisa berkata ‘tidak’ pada hal-hal yang jelas menghabiskan waktu. Kadangkala karena takut membuat orang lain tersinggung, kecewa ataupun jengkel, Anda membiarkan diri Anda melakukan ataupun terlibat dalam aktivitas yang sebenarnya memboroskan waktu dengan seseorang. Misalnya obrolan berkepanjangan di telepon yang seharusnya Anda stop ataupun meeting yang bertele-tele. Seharusnya, kalau ingin menjadi lebih produktif, beranilah mengatakan tidak kepada berbagai aktivitas ataupun ajakkan yang menurut Anda memang tidak produktif.
Kesepuluh adalah aktivitas hobi yang dihabiskan di kantor. Kebiasaan main game, adalah salah satu contohnya. Bisa juga aktivitas seperti online shopping di saat-saat jam kantor ataupun download file yang tidak ada hubungannya dengan kerjaan kantor, yang ternyata menghabiskan waktu Anda.
Maka dari itu, mulai sekarang waspadailah kesepuluh penghancur produktivitas di atas yang bisa merampas banyak waktu produktifmu. Sekali lagi, banyak orang komplain karena merasa tidak punya waktu untuk keluarga, untuk anak, dan lain-lain. Jangan-jangan Anda bukannya tidak punya waktu tetapi tidak mampu mengelola waktu Anda!
Penulis:
Anthony Dio Martin
Direktur HR Excellency, ahli psikologi, speaker, penulis buku-buku best seller, host program Smart Emotion di radio SmartFM Jakarta.
